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考察会议场地, 您还是仅仅只关注会议室尺寸吗

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场地考察看起来很简单:携带笔记本和计算器走进会议酒店,测量会议室尺寸、从技术角度检查电源和麦克风是否能正常使用、安放位置是否正确以及灯光是否可以按需控制。但这些常规的考察,随着高科技术的逐步渗入会议行业而显得无力。

在一些大型的高科技会议场地考察的时候,我们就要求工作人员到现场考察场地之前,不妨先问你自己以下问题:你需要互联网接入吗?需要多少带宽?参会者需要高速互联网接入吗?会场内有提供WIFI的咖啡屋吗?参展商的需求是什么?现场办公室有什么要求?新闻发布室呢?演讲嘉宾休息室呢?不同的场所需要多少电力供应和电源板?所有这些问题都应列入到考察清单中去,在此基础上再进行下一步联系。

同时在完成这一系列的自问自答之后,我们会在出发之前给自己列下这些清单,以辅助我们的高科技会场考察工作。

1、高速互联网接入

2、便捷网络接入

3、高素质员工

4、专门的电子邮件收发中心

5、专业水准的视听设备与技术人员

6、光纤网络

7、出色的照明控制

8、客房内的高速互联网接入

9、设施齐全、人员配置到位、营业时间长的商务中心

10、无线互联网

11、出色的音响及控制

12、全天候的技术支持

13、隔音设计

14、高质量的高速打印机

15、公共区域的笔记本卡位

16、充足的电源插头

17、卫星链接

18、刷卡进出

19、计算机租赁(尤其是笔记本租赁)

20、计算机控制的标牌显示

21、手机信号增强

22、网络直播服务

23、符合人体工程学的椅子等设备

24、全程摄录

25、翻译服务

26、带免费WIFI的咖啡小屋

27、高科技的视觉与感官享受

28、设备安放位置妥当

29、员工畅想未来

30、客户化应用

31、视频会议

有了这份清单,与酒店打电话的时候,你可以直接向对方了解基础的技术设施。比如,楼层的布局图是否已经标明所有的电源插座、电话、卫星、视频及网络接口?如果对方的回答是否定的,不要惊讶,多年的经验告诉我们,酒店和会议会展中心在这方面一向就比较落后。如果是大型的会议,建议你带上工程师、音视频工程师和通信工程师一起去现场了解会议所需的技术服务是否能够满足。

你还应了解酒店的骨干网络是不是光纤,是否能够允许同时运行多个超高速网络?是否允许连接远程服务器,比如用于签到服务?如果是展会,多个参展商是否能同时使用互联网接入?如果出故障,谁负责提供技术支持?

如果你希望在会议现场、展览现场、现场办公室或者WIFI咖啡屋使用互联网接入,无线连接要如何生成?谁来控制并管理无线路由器,是酒店还是第三方服务商呢?设备机房与终端设备的距离有多远,需要使用光纤还是普通网线来连接?是否有足够的空间来容纳额外的设备?电力供应充足?如果有特殊需要,还可以问酒店是否提供专线服务,服务商是谁?

如果是大型会议,你很可能需要互联网接入、卫星链接、音响、视频、电话、电源,而且希望会议室的每道墙上都有网络接口。听上去接口很多,其实,在策划得当的技术会议中,声音、数据和视频以及互联网用的都是同一条线。

最后,你得确定与你共事的那些人完全值得信赖,如此才能避免因技术风险。一定要小心那些把“没问题”当作口头禅的供应商。你应该事先了解技术供应商的背景,设定必要的时间表和里程碑,确保他们能完成工作。

关注每个技术细节,与场地方和供应商紧密合作是确保高科技会议成功举办的关键。如果你知道你要什么,你要考察什么,管理技术不会比管理大型展会的物流更难。